管理費等の未収金　【滞納１か月】電話・請求書送付

初期段階でのスピーディな対応が極めて重要なため、滞納に気づいたら放置せず、すぐに督促を行いましょう。

まずは「督促」ではなく「ご案内」

初期段階では「口座の残高不足」や「うっかり失念」が原因のケースが大多数。
「催促」ではなく「事実確認とご案内」というスタンスでご案内してみましょう。

電話による案内

早朝・深夜の連絡は避け、一般的な活動時間帯（9:00〜20:00程度）に連絡しましょう。
お話ができたら、振り込みの場合は「いつまでに振り込んでもらえるか」という具体的な日付を提示してもらいましょう。自動引き落としの場合は、次回引き落とし時までに残してもらう残高を案内しましょう。

電話に出ない、折り返しがない場合は深追いせず、請求書の送付をしましょう。
お話ができた場合は、連絡日時・対応者・話した相手・約束した振込期日を記録（ログ化）しましょう。

請求書作成時のポイント

請求書サンプル

1. 件名は「催促書」「督促状」ではなく「お願い（案内）」にする
   初期対応（1ヶ月目の過失想定）では、相手の感情を逆なでしないよう「残高不足等のご連絡」というマイルドなニュアンスにとどめます。
2. 「行き違い」への配慮を入れる
   郵送タイミングによってはすでに振り込まれている場合があるため、トラブル防止の一文（「行き違いで〜ご容赦ください」）を入れておきます。
3. 振り込み時の「部屋番号入力」の指定
   どなたからのお振込みか明確にするため、部屋番号＋氏名での振込をお願いする注意書きを入れています。