管理組合の総会

総会とは

総会は、管理組合の最高意思決定機関であり、年１回招集することが区分所有法で定められています。（区分所有法では「総会」ではなく「集会」と規定）

区分所有法第３４条（集会の招集）
　集会は、管理者が招集する。
　②管理者は少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない。
　（３項以降省略）
標準管理規約第４２条（総会）
　管理組合の総会は総組合員で組織する。
　２　総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。
　（３項以降省略）

総会の招集について

招集はいつできるの？
通常総会は、毎年１回新会計年度開始後２ヶ月以内（※）に招集します。
臨時総会は、必要な場合に、理事会の決議を経ていつでも招集できます。
（区分所有法３４条２～４項・標準管理規約４２条）
また、監事は、管理組合の業務の執行及び財産の不正があると認めるときは、単独で臨時総会を招集することができます。
（標準管理規約４１条２項）

招集資料の配布時期は？
区分所有法では、１総会を開く日の少なくとも１週間前までに通知する」とし、その期間は規約で伸縮できるとしています。（法３５条１項）
標準管理規約では「２週間前まで（※２）」に通知を発しなければならない、としています。（標準管理規約４３条１項）
※２：例えば総会が５月１５日であれば、５月１日までに発送が必要となります。

通知すべき事項は？
通知には総会の日時・場所のほか「会議の目的たる事項」を記載しなくてはなりません。通常「議題」と呼ばれているものです。
また、特別決議を要するものについては、議題の他に「議案の要領」（決議案の内容を要約したもの）を通知しなくてはなりません。

招集通知の配布先は？
管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に送付します。

議決権について

議決権は区分所有者の権利ですので、実際に住んでいる人ではなく、登記簿上の所有者が権利者となります。

区分所有法第３８条（議決権）では、「各区分所有法の議決権は、規約に別段の定めがない限り、第１４条（各共有者の持分は、その有する専有部分の床面積の割合による）に定める割合による」と定められています。

規約で別段の定めをすることが認められていますので、多くの場合は、管理規約で共用部分の持分割合を切りのいい数字にして議決権を定める方法が取られています。

ITを用いた総会について

令和3年（2021年）に標準管理規約が改正され、「ITを活用した総会」等について、可能であることが明確化されました。
また、この改正は「ITを活用した総会」が可能とすることを明確化する観点から行っているものであるため、各管理組合の管理規約を変更しなくとも、ITを活用した総会・理事会の開催は可能、とされています。（国土交通省発行（概要））

尚、具体的な開催方法はマンション管理業協会のガイドラインを参考にすることとされています。

 令和3年（2021年）の標準管理規約改正内容についてはこちら
 　第2条（定義）に「電磁的方法」・「Web会議システム等」が追加され、随所に「電磁的方法が利用可能ではない場合「利用可能な場合」が加えられました。

＜参考/「電磁的方法」とは＞
標準管理規約第2条で以下のように定義されています。

• 送信者の使用に係る電子計算機と受信者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織を使用する 方法であって、当該電気通信回線を通じて情報が送信され、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該情報が記録されるもの
• 磁気ディスクその他これに準ずる方法により一定の情報を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに情報を記録したもの（以下「電磁的記録」という。）を交付する方法

なんのこっちゃ、です。

そこで、調べたところ、素晴らしい資料を見つけました。ご参照ください。

書面決議・みなし書面決議について

戸数が少ないマンションや、どう考えても反対者が出ないような議案がある場合には「総会なんて面倒だし、ささっと書面なんかで決議できないの？」と思われることもあるでしょう。
書面による決議については標準管理規約に次のように定めがあります。

標準管理規約第50条【書面による決議】※電磁的方法が利用可能ではない場合

1. 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面による決議をすることができる。
2. 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員全員の書面による合意があったときは、書面による決議があったものとみなす。（※みなし書面決議）
3. 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面による決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
4. 前条第3項及び第4項の規定は、書面による決議に係る書面について準用する。
5. 総会に関する規定は、書面による決議について準用する。

1項について・・「１項書面決議」と言われることもあります。組合員の意思の表示が２段階になっており、全員一致が必要なのは第１段階です。第２段階の決議の部分については、通常の総会の普通決議や特別決議の要件で行われ、反対や棄権があっても要件を満たせば可決されます。

2項について・・「みなし書面決議」と言われることもあります。いきなり書面で組合員全員が決議内容に同意した場合です。例えば、理事長が決議案を提示し、これに組合員全員が書面で同意するものです。１段階のみですが、全員の書面提出が必要です。
4項について・・議事録の閲覧や保管に関する規定を準用します。
5項について・・議案書の配布や開催期限などのルールは通常の総会と同様に守る必要があります。

区分所有法45条【書面又は電磁的方法による決議】
この法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。ただし、電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾については、法務省令で定めるところによらなければならない。
２　この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意があつたときは、書面又は電磁的方法による決議があつたものとみなす。
３　この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項についての書面又は電磁的方法による決議は、集会の決議と同一の効力を有する。
４　第三十三条の規定は、書面又は電磁的方法による決議に係る書面並びに第一項及び第二項の電磁的方法が行われる場合に当該電磁的方法により作成される電磁的記録について準用する。
５　集会に関する規定は、書面又は電磁的方法による決議について準用する。

なお、理事長は通常総会で「前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告」をしなければなりません（標準管理規約第38条第3項）。報告を怠ると、理事長は20万円以下の過料になります（区分所有法第71条4項）。このため通常総会を書面決議で行うことはできません。

戸数が少ない場合以外は、書面決議は面倒くさいということになります。