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総会は、管理組合の最高意思決定機関であり、年１回招集することが区分所有法で定められています。（区分所有法では「総会」ではなく「集会」と規定）

区分所有法第３４条（集会の招集）
　集会は、管理者が招集する。
　②管理者は少なくとも毎年１回集会を招集しなければならない。
　（３項以降省略）
標準管理規約第４２条（総会）
　管理組合の総会は総組合員で組織する。
　２　総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。
　（３項以降省略）

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招集はいつできるの？
通常総会は、毎年１回新会計年度開始後２ヶ月以内（※）に招集します。
臨時総会は、必要な場合に、理事会の決議を経ていつでも招集できます。
（区分所有法３４条２～４項・標準管理規約４２条）
また、監事は、管理組合の業務の執行及び財産の不正があると認めるときは、単独で臨時総会を招集することができます。
（標準管理規約４１条２項）
※管理規約によって変わります。一般的には２ヶ月もしくは３ヶ月です。

招集資料の配布時期は？
区分所有法では、「総会を開く日の少なくとも１週間前までに通知する」とし、その期間は規約で伸縮できるとしています。
標準管理規約では「２週間前まで」に通知を発しなければならない、としています。
（法３５条１項・標準管理規約４３条１項）
※例えば総会が５月１５日であれば、５月１日までに発送が必要となります。

通知すべき事項
通知には総会の日時・場所のほか「会議の目的たる事項」を記載しなくてはなりません。通常「議題」と呼ばれているものです。
また、特別決議を要するものについては、議題の他に「議案の要領」（決議案の内容を要約したもの）を通知しなくてはなりません。

招集通知の配布先は？
管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に送付します。

（2009.6）
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区分所有法では特に規定はありません。
標準管理規約４５条では以下の者について出席できるとしています。

・理事会が必要と認めた者
・区分所有者の承諾を得ている占有者（賃借人）
　ただし、会議の目的により占有者が利害関係を有する場合のみ。
　また、意見は述べられますが、議決権はありません。
（※意見を述べる場合はあらかじめ理事長にその旨を通知しなければならない。）

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普通決議
区分所有法では、「区分所有者及び議決権の各過半数」で決するとされています。
（法39条1項）
これは、任意規定なので、規約で別段の定めをすることができます。

標準管理規約では、第47条第1項で、「議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。」、 第2項で「出席組合員の議決権の過半数で決する」とされています。
尚、この出席組合員には委任状を提出した組合員も含めます。
総議決権30、出席10、委任（理事長委任）6だとしたら、1項の条件は15以上、2項の条件は16の過半数で9となります。

区分所有法で定める普通決議事項は以下の内容です。規約により、その他の事項を集会の決議事項とすることもできます。

1. ①共用部分の狭義の管理（18条1項）
2. ②共用敷地・附属施設の管理（21条）
3. ③管理者の選任・解任（25条1項）
4. ④管理者への訴訟追行権の授与（26条4項）
5. ⑤規約、議事録、書面決議の書面の保管者の選任（33条1項、42項5項、45条4項）
6. ⑥議長の選任（41条）
7. ⑦管理組合法人の理事・監事の選任・解任（49条8項、50条4項）
8. ⑧代表理事の選任、共同代表の定め（49条5項）
9. ⑨管理組合法人の事務（52条1項）
10. ⑩共同の利益に反する行為の停止等の請求の訴えの提起（57条2項）
11. ⑪一定の者への訴訟追行権の授与（57条3項・4項、58条4項、59条2項、60条2項）
12. ⑫小規模滅失の復旧（61条3項）

特別決議
区分所有法では、以下の項目の決定については特別決議を要するとし、「区分所有者および議決権の各４分の３以上の賛成が必要」としています。

特別決議が必要な事項
　①共用部分の変更（１７条１項）
　②共有に属する敷地などの変更（２１条）
　③規約の設定・改廃（３１条１項）
　④管理組合の法人化（４７条１項）および解散（５５条２項）
　⑤専有部分の使用禁止請求（５８条２項）
　⑥区分所有権の競売請求（５９条１項）
　⑦占有者に対する引渡し請求（６０条２項）
　⑧共用部分の復旧（６１条５項）

標準管理規約では第47条第3項で以下の項目について特別決議を要するとしています。

1. 一規約の制定、変更又は廃止
2. 二敷地及び共用部分等の変更（その形状又は効用の著しい変更を伴わないものを除く。）
3. 三区分所有法第58条第1項、第59条第1項又は第60条第1項の訴えの提起※
4. 四建物の価格の2分の1を超える部分が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧
5. 五その他総会において本項の方法により決議することとした事項

※区分所有法第58条（使用禁止の請求）・第59条（区分所有権の競売の請求）・第60条（占有者に対する引渡し請求）

二項「共用部分の変更」について標準管理規約第47条コメントでは以下のように示されています。

ア）バリアフリー化の工事に関し、建物の基本的構造部分を取り壊す等の加工を伴わずに階段にスロープを併設し、手すりを追加する工事は普通決議により、階段室部分を改造したり、建物の外壁に新たに外付けしたりして、エレベーターを新たに設置する工事は特別多数決議により実施可能と考えられる。
イ）耐震改修工事に関し、柱やはりに炭素繊維シートや鉄板を巻き付けて補修する工事や、構造躯体に壁や筋かいなどの耐震部材を設置する工事で基本的構造部分への加工が小さいものは普通決議により実施可能と考えられる。
ウ）防犯化工事に関し、オートロック設備を設置する際、配線を、空き管路内に通したり、建物の外周に敷設したりするなど共用部分の加工の程度が小さい場合の工事や、防犯カメラ、防犯灯の設置工事は普通決議により、実施可能と考えられる。
エ）ＩＴ化工事に関し、光ファイバー・ケーブルの敷設工事を実施する場合、その工事が既存のパイプスペースを利用するなど共用部分の形状に変更を加えることなく実施できる場合や、新たに光ファイバー・ケーブルを通すために、外壁、耐力壁等に工事を加え、その形状を変更するような場合でも、建物の躯体部分に相当程度の加工を要するものではなく、外観を見苦しくない状態に復元するのであれば、普通決議により実施可能と考えられる。
オ）計画修繕工事に関し、鉄部塗装工事、外壁補修工事、屋上等防水工事、給水管更生・更新工事、照明設備、共聴設備、消防用設備、エレベーター設備の更新工事は普通決議で実施可能と考えられる。
カ）その他、集会室、駐車場、駐輪場の増改築工事などで、大規模なものや著しい加工を伴うものは特別多数決議により、窓枠、窓ガラス、玄関扉等の一斉交換工事、既に不要となったダストボックスや高置水槽等の撤去工事は普通決議により、実施可能と考えられる。

よっぽど大がかりな工事以外は、「普通決議」で実施が可能ということです。

特殊決議
また、マンションの建替え決議（６２条１項）は、「区分所有者および議決権の各５分の４以上の賛成が必要」とされており、特殊決議といわれています。

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令和3年（2021年）に標準管理規約が改正され、「ITを活用した総会」等について、可能であることが明確化されました。
また、この改正は「ITを活用した総会」が可能とすることを明確化する観点から行っているものであるため、各管理組合の管理規約を変更しなくとも、ITを活用した総会・理事会の開催は可能だ、とされています。（国土交通省発行（概要））

尚、具体的な開催方法はマンション管理業協会のガイドラインを参考にすることとされています。

＜参考/区分所有法では＞
規約または集会の決議により、電磁的方法によって議決権を行使することができる（区分所有法第39条第3項）。
集会の開催について、「区分所有者の全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる」（第45条第1項）

＜参考/「電磁的方法」とは＞
標準管理規約第2条で以下のように定義されています。
シャープペンシルを「自動鉛筆」とでも言うかのように古風な日本語が羅列されています。

• 送信者の使用に係る電子計算機と受信者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織を使用する 方法であって、当該電気通信回線を通じて情報が送信され、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該情報が記録されるもの
• 磁気ディスクその他これに準ずる方法により一定の情報を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに情報を記録したもの（以下「電磁的記録」という。）を交付する方法

＜参考/電子署名とは＞
日本では、2001年に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律」に基づく特定認証業務の認定に係る指針第3条で、RSA、DSA、ECDSA の3方式を指定している（ウィキより）。→正直言って本HP管理者もよくわからないです。いずれも第三者機関を通して行う方法のようです。
参考　電子認証局会議「電子署名活用ガイド」

(2020.7、2021.11修正)
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戸数が少ないマンションや、どう考えても反対者が出ないような議案がある場合には「総会なんて面倒だし、ささっと書面なんかで決議できないの？」と思われることもあるでしょう。
書面による決議については標準管理規約に次のように定めがあります。

第50条【書面による決議】

1. 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面による決議をすることができる。
2. 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員全員の書面による合意があったときは、書面による決議があったものとみなす。（※みなし書面決議）
3. 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面による決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
4. 前条第3項及び第4項の規定は、書面による決議に係る書面について準用する。
5. 総会に関する規定は、書面による決議について準用する。

1. について・・書面決議をすることについて、まず全員の承諾（承諾書）を取り付ける必要があります。
2. について・・議案書を配布し、全員の合意（賛成票）を集める必要があります。
5. について・・議案書の配布や開催期限などのルールは通常の総会と同様に守る必要があります。

また、理事長は通常総会で「前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告」をしなければなりません（標準管理規約第38条第3項）。報告を怠ると、理事長は20万円以下の過料になります（区分所有法第71条4項）。このため通常総会を書面決議で行うことはできません。

結局は、書面決議の方が面倒くさいということになります。

☞参考：林司法書士事務所HP「総会を開催しない決議方法」
(2020.7)
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